Kurye nakit tahsilat takibi ve gün sonu kasa mutabakatı

Saat 23.40, kasa kapanıyor ve 1.150 TL eksik. Kurye “hepsini verdim” diyor, kasiyer “bana bu kadar geldi” diyor. Paket listesi WhatsApp grubunda, para üstü kâğıtta, kartla ödeyen müşteri kimsenin aklında değil. Ertesi gün kimse hatırlamaz; fark ya restoranın cebinden çıkar ya kuryenin hakedişinden, ikisinde de birisi küser. Aşağıdakiler bu sahneyi bitirmek için.

Fark genellikle şu yedi yerden çıkar

1. Ödeme tipi kapıda değişir. Sipariş nakit girildi, müşteri kartla ödedi. Kayıt düzeltilmezse kurye o tutarı borçlu görünür.
2. Para üstü. 5–10 liralık farklar gün boyu birikir, hangi pakette olduğu unutulur.
3. Nakit kuryenin üzerinde birikir. Birkaç restoranın parasını akşama kadar taşıyan kuryede hem karışıklık hem soygun riski büyür.
4. Teslim sözlü yapılır. Kurye parayı tezgâha bırakır, kasiyer saymadan “tamam” der.
5. Kayıt sonradan düzeltilebilir. Defter ya da tablo değiştirilebiliyorsa hiçbir rakam tartışmayı bitirmez.
6. Devredilen paket. Paket yolda başka kuryeye geçtiyse parayı kimin aldığı karışır.
7. Teslim edilemeyen paket. Para alınmadan dönen paket kayıtta “tahsil edildi” kalırsa açık gibi görünür.

Bu yedisinden hiçbiri hırsızlık değildir. Gerçek suistimal de olur, ama onu görebilmek için önce bu gürültüyü temizlemeniz gerekir.

Nakit kimden kime geçecek?

Kurye şirketiyle restoran arasında iki yaygın düzen vardır. Hangisi geçerliyse sözleşmede yazsın.

Kendi kuryesi olan restoranda da mantık aynı: kurye nakdi kasaya teslim eder, kasa da kayıtla karşılaştırılır.

Gün sonu kasa kapatma

1. Listeyi dondurun. Kuryenin o gün taşıdığı bütün paketler ödeme tipleriyle tek listede.
2. Ödeme tipi değişikliklerine bakın. Kapıda karta ya da nakde dönen paketler doğru işaretli mi?
3. Teslim edilemeyen ve iade paketleri ayırın. Bunlardan nakit beklenmez.
4. Beklenen nakdi hesaplayın. Restoran restoran, teslim edilen nakit paketlerin toplamı.
5. Teslim kayıtlarıyla karşılaştırın. Gün içinde yapılan her nakit teslimi tutarı ve saatiyle.
6. Farkı o gece konuşun. Kuryeyle birlikte paket paket bakın; ertesi güne kalan fark çözülmez, büyür.
7. Sonucu kapatın. Kapanış tutarı ve açıklama, sonradan değiştirilemeyecek bir yerde dursun.

Kodla nakit teslimi: “verdim–almadım” nasıl biter?

Tartışmayı bitiren şey güven değil, kayıttır. En pratik yöntem şu: nakdi teslim alacak tarafın (restoranın ya da şirket kasasının) ekranında kısa bir kod görünür, kurye parayı verirken bu kodu kendi telefonuna girer. Kod doğruysa tutar, saat, kurye ve restoran kayda geçer; iki taraf da aynı kaydı görür. Kod olmadan teslim kaydı oluşmaz, yani “tezgâha bıraktım” diye bir teslim yoktur.

Kâğıt imzadan hızlıdır, yoğun saatte kasiyeri meşgul etmez ve sonradan değiştirilemez. Gün sonu mutabakatı da “kayıt toplamı = kasa” karşılaştırmasına iner. Kodun kapıda müşteriyle kullanılan türünden farkını teslim kodu ile teslimat yazısında anlattık.

Kurye başı nakit limiti

Kuryenin üzerinde taşıyabileceği nakde bir tavan koyun. Limite yaklaşan kurye yeni nakit paket almadan önce parasını bırakır. Bu hem kaybı hem kuryenin gece taşıdığı riski azaltır. Tutarı kuryenin deneyimine, bölgenize ve vardiya uzunluğuna göre siz belirleyin; önemli olan, limitin görevlinin aklında değil sistemde durması ve dolmak üzereyken uyarı gelmesidir.

Fark çıktığında ne yapmalı?

• Önce kaydı, sonra kişiyi konuşun. Paket numarası, saat, ödeme tipi. “Yine mi eksik” cümlesiyle başlayan konuşma hiçbir yere varmaz.
• Hakedişten sessizce düşmeyin. Bordrolu kuryede ücretten kesinti İş Kanunu kurallarına tabidir; ayrıntısı kurye hakediş hesaplama yazısında.
• Örüntüye bakın. Fark hep aynı kuryede mi, aynı restoranda mı, aynı saatte mi? Tek seferlik 20 TL ile her cuma tekrarlayan 300 TL aynı sorun değildir.
• Kuralı bir kere yazın. Belgeli açığın nasıl kapanacağını kuryeyle ve restoranla baştan kararlaştırın.

Nakit mutabakatı kontrol listesi

• Ödeme tipi (nakit, kart, online) sipariş girilirken kaydediliyor.
• Kapıda ödeme tipi değişirse kurye bunu anında düzeltiyor.
• Her nakit teslimi iki tarafın onayıyla kayda geçiyor.
• Nakit kayıtları silinemiyor; düzeltme ayrı kayıtla yapılıyor.
• Her kuryenin nakit limiti tanımlı, limite yaklaşınca uyarı geliyor.
• Teslim edilemeyen ve iade paketler beklenen nakitten düşülüyor.
• Devredilen paketin parasının hangi kuryede olduğu belli.
• Kartı kendi POS cihazınızla çekiyorsanız kart tahsilatı nakitten ayrı izleniyor.
• Kapanış restoran restoran yapılıyor, fark aynı gece konuşuluyor.

Kolibri’de nakit

Kolibri’de kurye nakdi bırakırken restoranın ekranındaki kodu girer; teslim silinemeyen nakit defterine yazılır. Her kurye için nakit limiti tanımlanır ve limite yaklaşan kurye için görevliye uyarı gelir. Müşteri kapıda kartla öderse kurye ödeme tipini uygulamadan değiştirir; kartı kendi POS cihazınızla çekiyorsanız tahsilat restoran başına ayrıca kaydedilir. Kurye şirketiyle çalışan restoran nakdi kendi panelindeki kodla teslim alır. Ayrıntılar kurye şirketleri ve restoranlar sayfalarında.

Sık sorulan sorular